Mô Tả Chi Tiết Công Việc Của Lễ Tân Khách Sạn Hàng Ngày

Trong thời gian gần đây, lễ tân khách sạn luôn là ngành nghề được khá nhiều bạn trẻ quan tâm. Vị trí này đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn nghề nghiệp cao, song song với đó thì mức lương của lễ tân khách sạn cũng khá ổn. Liệu bạn có tò mò công việc của lễ tân khách sạn hàng ngày? Nếu chưa có câu trả lời, hãy tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây.

Lễ tân khách sạn – gương mặt đại diện cho doanh nghiệp

Lễ tân khách sạn là người đón tiếp khách hàng một cách niềm nở và chuyên nghiệp ở tiền sảnh khách sạn. Đội lễ tân sẽ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng về sản phẩm/dịch vụ thông qua các công việc:

• Tiếp nhận và trả lời điện thoại

• Phản hồi các khiếu nại từ khách hàng

• Thực hiện các thủ tục nhận phòng (check-in)

• Thực hiện các thủ tục trả phòng (check out)

Lễ tân khách sạn được ví như bộ mặt đại diện của toàn doanh nghiệp. Thái độ của nhân viên lễ tân sẽ quyết định việc khách hàng có tiếp tục quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp hay không.

>> Xem thêm: Những Suy Nghĩ Sai Lầm Về Nghề Lễ Tân Khách Sạn

Chi tiết công việc của lễ tân khách sạn hàng ngày

Chuẩn bị trước khi đón khách

Trước khi đón khách vào khách sạn, nhân viên lễ tân cần thực hiện một số công việc sau:

• Kiểm tra số lượng phòng check-in, check-out, tình hình check-in sớm, check-out trễ

• Kiểm tra số lượng khách đã đặt phòng/đặt bàn trong ngày và những ngày tiếp theo

• Nắm rõ thông tin và những yêu cầu đặc biệt của khách hàng để kịp thời phục vụ

• Kiểm tra với bộ phận Housekeeping (nhân viên buồng phòng) để chắc chắn đã sẵn sàng để phục vụ khách hàng

Tiến hành quy trình nhận phòng (check-in) cho khách hàng

Các bước trong quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn tiến hỗ trợ khách check-in như sau:

• Chào đón khách với thái độ niềm nở, phong cách chuyên nghiệp và lịch sự

• Xác nhận thông tin đặt phòng. Trong trường hợp khách chưa đặt phòng trước, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra danh sách phòng trống. Sau đó, lễ tân có nhiệm vụ tư vấn về hạng phòng, giá phòng, hình thức thanh toán…

• Cung cấp thông tin về các dịch vụ, tiện ích hiện có tại khách sạn như spa, ăn uống, fitness…

• Yêu cầu khách hàng cung cấp CCCD, hộ chiếu để thực hiện thủ tục nhận phòng

• Hướng dẫn và gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý của khách hàng đến phòng đã chuẩn bị sẵn

• Nhập các thông tin lưu trú của khách hàng vào máy một cách chính xác

Hỗ trợ và phục vụ khách hàng đang lưu trú

Trong thời gian khách hàng lưu trú tại khách sạn, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ:

• Giới thiệu với khách hàng về các sự kiện lễ hội đang diễn ra tại địa phương, các địa điểm tham quan, quán ăn ngon, cửa hàng tiện lợi…

• Giữ hộ chìa khóa phòng khi khách hàng có nhu cầu

• Nhận yêu cầu báo thức từ khách hàng

• Bảo quản tài sản của khách hàng khi được nhận gửi

• Nhận – gửi bưu phẩm, lời nhắn, thư từ, fax của khách

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện yêu cầu chuyên phòng cho khách. Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng

Tiến hành quy trình trả phòng (check-out) cho khách hàng

Khi khách hàng kết thúc quá trình lưu trú theo thời hạn, lễ tân khách sạn có nhiệm vụ liên hệ với các bộ phận nhận phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi thông tin vào hồ sơ thanh toán. Cụ thể, lễ tân sẽ thực hiện quy trình check-out cho khách hàng như sau:

• Nhận lại chìa khóa/thẻ phòng từ phía khách hàng

• Liên hệ với bộ phận kiểm tra phòng: việc sử dụng minibar, tình trạng các thiết bị… Kiểm tra xem khách hàng có để quên thứ gì không và sẽ gửi trả lại nếu có

• Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng tất cả những dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú

• Thông báo với khách hàng tổng số tiền phải thanh toán, thực hiện các yêu cầu thanh toán và in hóa đơn cho khách hàng

• Trả lại các giấy tờ đã thu của khách hàng

• Hỏi khách về mức độ hài lòng đối với khách sạn và cảm ơn, chào tạm biệt khách

Một số công việc khác của lễ tân khách sạn

Ngoài quy trình làm việc trên, lễ tân khách sạn còn phải thực hiện một số công việc bên ngoài như sau:

• Vệ sinh khu vực lễ tân

• Sắp xếp các hồ sơ lưu trú, giấy tờ có liên quan tới công việc của lễ tân

• Hoàn thành tất cả các báo cáo được giao

• Tham gia các cuộc họp trong bộ phận. Nhận xét và phản hồi về tình hình khách hàng cũng như phản hồi về chất lượng dịch vụ

• Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao dịch vụ

• Hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới khi được quản lý phân công

>> Xem thêm: [Định Hướng] Lễ Tân Khách Sạn Thi Khối Gì, Học Ngành Nào?

Trên đây là tất cả những thông tin về công việc của lễ tân khách sạn mà HHTC muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về nhiệm vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Nếu bạn có ý định ứng tuyển vị trí này, hãy tự tin chuẩn bị hồ sơ để sẵn sàng chinh phục nhé!

Với hơn 15 năm kinh nghiệm, trường Trung cấp Du lịch Hà Nội được xếp vào top những đơn vị đào tạo ngành quản trị khách sạn nhất hiện nay. Đây sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các bạn đang có ý định phát triển theo ngành quản trị khách sạn.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: Ngõ 143 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 0243.833.1177 – 0901.777.927

Email: daotao@hhtc.edu.vn

Fanpage: Trường Du Lịch HHTC

Website: https://hhtc.edu.vn/